Voor kapsalons en barbershops

Je agenda hoort niet in een schrift bij de kassa te liggen

De meeste kappers die ik spreek werken met een combinatie van drie dingen: een schrift naast de kassa, hun WhatsApp, en hun hoofd. Dat werkt verrassend goed, tot je een keer ziek bent, tot iemand belt terwijl je aan het föhnen bent, of tot je op zondagavond terugleest en het bij "Fatma 14u?" niet meer weet.

Het punt van online afspraken is niet dat het schrift slecht is. Het punt is dat je klant om elf uur 's avonds op de bank zit en dan wil boeken, en dat jij dan slaapt.

Voor één stoel is het gratis: 1 medewerker, 5 diensten, onbeperkt afspraken. Werk je met meer mensen of heb je een langere kaart, dan is het €5 per maand. De hele backend staat ook in het Turks.

Waar het bij een kapsalon meestal misgaat

Een afsprakensysteem voor een tandarts en een afsprakensysteem voor een kapsalon lijken op papier hetzelfde en zijn dat in de praktijk niet. Bij jou duurt knippen dertig minuten, knippen met wassen en föhnen vijfenzeventig, en kleuren duurt zolang als het duurt. Je hebt vijf minuten nodig om de stoel schoon te maken. En de helft van je klanten loopt gewoon binnen.

Systemen die daar geen rekening mee houden geven je een agenda die er netjes uitziet en niet klopt. Klanten boeken achter elkaar zonder pauze, of ze boeken een kleuring om kwart voor zes terwijl je om zes uur dicht gaat.

Dat is de reden dat de instellingen hieronder bestaan. Het zijn geen extraatjes, het is het verschil tussen een agenda die je vertrouwt en een agenda die je elke ochtend nacontroleert.

De instellingen die er voor een salon toe doen

Dit zijn er vijf. Ze staan allemaal in de gratis versie en je zet ze één keer goed.

Duur per dienst. Knippen dertig minuten, kleuren honderdtwintig. Het systeem rekent zelf uit welke tijden nog passen, dus een kleuring wordt niet aangeboden in een gat van een half uur.
Speling voor en na een afspraak. Standaard staat die op nul, maar zet hem op vijf of tien minuten en er zit altijd lucht tussen twee klanten. Opruimen, handen wassen, koffie. Dit is de instelling die het meest voorkomt dat je de hele dag achter de feiten aan loopt.
Rasterbreedte van een kwartier. Afspraken beginnen op hele kwartieren in plaats van op willekeurige minuten, zodat je dag niet volloopt met onbruikbare gaatjes van zeven minuten.
Hoe ver vooruit klanten mogen boeken. Standaard twee maanden. Ver genoeg voor vaste klanten, niet zo ver dat je in januari al vastzit aan een afspraak in juni.
Tot wanneer ze mogen afzeggen. Standaard tot vierentwintig uur van tevoren. Daarna kan het online niet meer en moeten ze je bellen — wat precies de bedoeling is, want dan weet je het tenminste.

Werktijden, je vaste vrije dag, je lunchpauze en de twee weken dat je in augustus dicht bent zet je ook één keer neer. Klanten krijgen die tijden simpelweg niet te zien.

Het lege uur van kwart over twee

Dit is waar de meeste salons het geld laten liggen, en het is ook het stuk waar ik het meeste werk in heb gestoken.

Iemand zegt af. Je hebt ineens een gat, en je weet dat er mensen zijn die het willen — vorige week heb je nog tegen iemand gezegd dat je vol zat. Maar je staat te werken en je gaat nu geen tien mensen los zitten appen.

De plek komt automatisch vrij

Zodra de afzegging binnenkomt. Je hoeft er niets voor te doen en je hoeft er niet bij te zijn.
Eén persoon krijgt hem aangeboden

De eerste in de rij, niet iedereen tegelijk. En de plek wordt voor die persoon vastgehouden terwijl hij nadenkt, dus het is geen wedstrijd wie het snelst klikt.
Reageert hij niet, dan gaat het door

Het aanbod vervalt vanzelf en de volgende krijgt precies hetzelfde. Dat gaat door tot iemand ja zegt of de lijst op is.

Je merkt van dat hele proces niets, behalve dat het gat weer dicht zit. Hier staat precies hoe het werkt, inclusief wat het niet doet.

Niet komen opdagen

Twee dingen helpen hiertegen, en ik wil eerlijk zijn over wat het tweede wel en niet is.

Het eerste is de herinnering. Standaard gaat er vierentwintig uur van tevoren automatisch een mail uit, en die tijd kun je aanpassen. Voor een kapsalon werkt de dag ervoor meestal beter dan twee uur van tevoren, want dan kan iemand nog afzeggen op een moment dat jij die plek nog kunt vullen.

Het tweede is dat je een afspraak kunt markeren als "niet gekomen". Dat blijft bij die klant staan en je ziet het terug in je rapportage, dus na een paar maanden weet je wie dit structureel doet in plaats van dat je een vaag gevoel hebt. Wat het systeem vervolgens níet doet, is die klant automatisch blokkeren — dat blijft jouw beslissing en jouw gesprek.

Herinnering plus wachtlijst is de combinatie die het meeste oplevert: minder mensen die vergeten, en de mensen die toch afzeggen worden vervangen.

Wat het niet doet

Voor je een middag gaat zitten om alles in te vullen, dit hoor je nu te weten in plaats van over twee weken:

Er gaan geen sms'jes uit. Alle herinneringen gaan per e-mail. Voor een deel van de klanten in deze branche is dat een echt nadeel, en ik ga niet doen alsof van niet. Sms staat op de lijst maar zit er vandaag niet in.
Het neemt geen aanbetaling. Je kunt geen borg vragen om no-shows af te dwingen. Je klant boekt online en rekent bij jou af, zoals nu.
Het is geen kassa en geen voorraadsysteem. Geen omzet bijhouden van producten, geen kleurvoorraad. Het is een agenda met een klantenlijst.
Er is geen app. Het draait in de browser, op je telefoon net zo goed als op een laptop.
Je kunt nog niet betalen voor Pro. De grenzen van het gratis pakket zijn echt, maar er is nog geen betaalmodule aangesloten. Loop je ertegenaan, dan zet ik het handmatig aan. Hier staat de rest van dat verhaal.

Veelgestelde vragen

Is het gratis voor een eenmanszaak?

Ja, en het is geen proefperiode. Het gratis pakket is 1 medewerker en 5 diensten, met onbeperkt afspraken en zonder creditcard. Voor één stoel met knippen, wassen, kleuren, föhnen en baard past dat precies. Werk je met meer mensen, dan is het €5 per maand.

Werkt het ook als de helft van mijn klanten binnenloopt?

Ja. Online boeken vervangt de inloop niet, het loopt ernaast. Je zet zelf een walk-in in de agenda en die tijd is dan online niet meer boekbaar. In de praktijk verschuift het langzaam: klanten die het een keer online gedaan hebben, doen het daarna meestal weer.

Kan ik zorgen dat er tijd tussen twee klanten zit?

Ja. Je kunt speling instellen voor en na elke afspraak — bijvoorbeeld vijf of tien minuten — en het systeem houdt die tijd vrij bij het aanbieden van tijden. Standaard staat het op nul, dus dit is er één om aan te zetten voor je de link deelt.

Wat gebeurt er als iemand afzegt?

De plek komt automatisch vrij en wordt aangeboden aan de eerste persoon op de wachtlijst, één voor één, waarbij de plek voor die persoon wordt vastgehouden terwijl hij beslist. Reageert niemand, dan blijft het gat gewoon open in je agenda.

Is de software ook in het Turks?

Ja. De hele beheeromgeving en de boekingspagina staan in het Nederlands, Engels en Turks. Je klant kiest zijn eigen taal en jij werkt in de taal waarin je het snelst denkt.

Wat is er anders als ik twee of drie stoelen heb?

Dan heb je Pro nodig, want het gratis pakket is 1 medewerker. Met Pro krijgt iedere medewerker een eigen rooster en een eigen dienstenlijst, kan een klant kiezen bij wie hij komt, en kun je per medewerker commissie bijhouden. Dat is €5 per maand voor de hele zaak, niet per persoon.

Zet je salon een keer op en kijk of het went

Een halfuur invullen en je hebt een link die je in je Instagram-bio kunt zetten. Bevalt het niet, dan verwijder je het en ben je een halfuur kwijt.

Gratis account aanmaken